Business & Events

Hybride en online vergaderen

Hybride of online vergaderen is niet meer weg te denken uit deze tijd, zeker nu thuiswerken de norm is en er tijdens live evenementen rekening gehouden moet worden met anderhalve meter afstand.

Een hybride evenement - dat zowel online als 'live' deelnemers kent -  biedt een goed alternatief voor (of aanvulling op) fysieke evenementen wanneer een deel van de gasten in het buitenland verblijft, of wanneer het niet voor iedereen mogelijk is om fysiek aanwezig te zijn. Online vergaderen is de trend van nu, maar zal naar verwachting ook niet meer verdwijnen, juist omdat het zo efficiënt gebleken is.

De voordelen van een online of hybride evenement

  • Zekerheid! Het evenement kan te allen tijde doorgaan. Wellicht moeten we het programma een beetje bijschaven, maar u hoeft de deelnemers niet last minute te vertellen dat de bijeenkomst geannuleerd moet worden.

  • Álles kan gepersonaliseerd worden. De uitnodiging, het online streamingplatform, de aankleding op locatie: het tot in de puntjes doorvoeren van uw huisstijl zorgt voor herkenning én het #WoW-effect bij uw (potentiële) klanten.

  • Interactie. Zeg nu zelf: u steekt eerder uw hand op tijdens een bijeenkomst met 30 personen, dan een event waarbij u met 300 andere deelnemers in een grote zaal zit. Een hybride event, waarbij de fysiek aanwezige groepen kleiner zijn, zal gegarandeerd zorgen voor meer interactie.

  • Meetbaar: ontvang alle gebruikersstatistieken na afloop van uw hybride bijeenkomst. U weet precies wie er aanwezig is geweest en hoelang zij bepaalde sessies hebben gevolgd.

  • Een hybride evenement is duurzaam. Uw gasten hoeven namelijk niet (ver) te reizen.

Audiovisuele techniek voor online bijeenkomsten

In samenwerking met zowel De Eventfabriek als  ACS Audiovisual verzorgen wij alle benodigde audiovisuele techniek voor hybride evenementen vol interactie. Zo worden ook de online deelnemers actief betrokken bij wat er fysiek in de zaal of op het podium gebeurt, bijvoorbeeld in reactie op sprekers en/of interviews op het podium.

Het is ook mogelijk om een studio in te richten waarbij er fysiek geen deelnemers aanwezig zijn buiten de interviewer en de spreker, maar waarbij wel een livestream wordt ingericht op onze locatie. Wij zorgen dan voor alle benodigde camera-apparatuur, microfoons, belichting, technici, zodat de livestream vlekkeloos verloopt.  

Er leven in de branche op dit moment veel vragen over hoe tijdens hybride congressen en evenementen de veiligheid voor fysiek aanwezige bezoekers en organisatoren kan worden gegarandeerd. ACS heeft hiervoor verschillende oplossingen:

  • Temperature screening, individueel of meerdere mensen tegelijkertijd 
  • Crowd Counter / Smartcam (dit systeem telt het aantal personen die een ruimte ingaat en geeft aan wanneer de zaal bijna vol is en vol is)
  • Air purifier / B-air (reinigt de lucht in de ruimte doormiddel van UVC licht)
  • Desinfectie koffer (materiaal reiniging doormiddel van UVC licht)
  • Crowd microphone; voorkom dat tijdens de Q&A de gasten een microfoon moeten aanraken maar los dit op met een app op uw telefoon.

Is hybride vergaderen duur?

Dit is een vraag die wij regelmatig krijgen. Het valt écht mee! Uiteraard bent u een hoger bedrag kwijt aan de technische apparatuur, maar dit bespaart u door minder geld uit te geven aan eten & drinken, reis- en parkeerkosten, etc. En die techniekkosten voor een hybride evenement hoeven ook niet torenhoog te zijn! Graag maken wij samen met onze partners in audiovisuele apparatuur een voor u op maat gemaakte offerte. 

Onderstaande pakketten geven u een indicatie van de kosten van een hybride bijeenkomst.

Pakket 1 • vanaf €1.350 (excl. BTW)
  • 1 camera op statief, vast shot
  • 1 laptop met presenter
  • Gebruik van je eigen videoconferentie account (Zoom, Teams)
  • 2 microfoons (handheld of clip-on) aangesloten op het ingebouwde geluidssysteem
  • Belichtingsset voor het uitlichten van de spreker(s) op het podium
  • Technische ondersteuning (4 uur)
Pakket 2 • vanaf €2.500 (excl. BTW)
  • 2 camera’s op statief, op afstand bedient
  • 1 laptop met presenter
  • Gebruik van je eigen videoconferentie account (Zoom, Teams)
  • 2 microfoons (handheld of clip-on) aangesloten op het ingebouwde geluidssysteem
  • 1 Q&A microfoon op statief in de zaal
  • Belichtingsset voor het uitlichten van de spreker(s) op het podium
  • Technische ondersteuning (4 uur)

Wij gaan graag met u in gesprek om uw hybride bijeenkomst vorm te geven. We nodigen u uit voor een persoonlijk gesprek waarin we uw wensen en de mogelijkheden kunnen bespreken.

U kunt ons bereiken op telefoonnummer (+31)(0)252 46 22 55 of mailen via onderstaande button.

Ik heb interesse in hybride vergaderen!